It Strategic Planning

IT STRATEGIC PLANNING

Strategi perencanaan TI adalah suatu dokumen yang menjelaskan dan menjabarkan strategi-strategi yang mendukung visi dan misi perusahaan dari segi teknologi informasi serta memiliki prinsip-prinsip utama sebagai acuan dalam penerapannya untuk mendukung keputusan dalam proses bisnis jangka panjang. Tujuan dan proses perencanaan IT adalah untuk merumuskan arah proses bisnis kedepan dan berusaha untuk selalu berkembang lebih baik. Output yang diinginkan dari proses perencanaan IT adalah untuk memberikan suatu dokumen yang penting, yang secara garis besar terdapat visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan, program dan kegiatan yang realitas dengan mengantisipasi perkembangan masa depan yang berguna bagi semua orang.

Sebagai contoh kasus, dokumen dari "RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI 2011-1015".

Dalam dokumen itu disebutkan bahwa permasalahan utama yang dihadapi oleh KemenXYZ saat ini adalah masalah data yang kurang dapat dihandalkan, tersebar, sulit pengaksesannya dan kurang akurat. Tidak terselesaikannya masalah ini akan mengurangi kemampuan KemenXYZ dalam pengambilan keputusan. Selain itu, masalah ini juga mengurangi kemampuan kolaborasi dan koordinasi antara eselon I. Isu lainnya yang ingin diselesaikan adalah masalah efisiensi sumber daya TIK, termasuk pula di dalamnya mengenai anggaran dan keahlian.

Visi Unit TIK KemenXYZ yaitu menjadi unit TIK KemenXYZ berstandar internasional yang secara proaktif melayani kebutuhan seluruh satuan kerja dan menjadi champion pemanfaatan TIK dalam menjalankan kebijakan Kementerian XYZ, sedangkan Misi TIK yaitu:

1.      Mendukung kepentingan pengambilan keputusan.

2.      Mendukung integrasi, kolaborasi dan kerja antar eselon I Kementerian XYZ.

Proses Penyusunan cetak biru TIK dilakukan isu-isu dari tahap assessment teridentifikasi. Pengembangan dilakukan secara iteratif sampai akhir masa pekerjaan. Tim konsultan mempertimbangkan banyak aspek, sepertii visi pimpinan KemenXYZ, strategi & sasaran KemenXYZ, peraturan perundangan yang ada (termasuk KMK), best practice dan tentunya hasil assessment. Draf cetak biru TIK secara berkala didiskusikan dengan jajaran pimpinan TIK KemenXYZ, jajaran project management office dan perwakilan dari setiap eselon I secara berkala (2 mingguan) maupun secara khusus.

Prinsip-prinsip Utama Sistem & Teknologi Informasi

• Seluruh data dalam lingkungan Kementerian XYZ adalah milik Kementerian XYZ kecuali ditentukan berbeda oleh peraturan perundangan.

• Eselon I yang menghasilkan data/ mengolah data spesifik disebut data producer yang berperan pula sebagai data steward (pengasuh data).

• Data di-share, bukan dipertukarkan.

• Data dikelola dengan prinsip TRUST (compleTe, Reliable, Up to date, Secure, accuraTe).

• Re-use atau common use untuk meminimalkan dan menghindari duplikasi data dan proses TI.

• Arsitektur sistem harus adaptif dalam merespon perubahan peraturan perundangan dan lingkungan bisnis yang dinamis.

• Setiap subsistem dalam arsitektur system informasi/ teknologi informasi KemenXYZ harus  bisa diintegrasikan dengan subsistem lain yang diperlukan.

• Pengembangan arsitektur sistem informasi berorientasi pada layanan/service.

• Pengembangan arsitektur sistem harus scalable, serviceable, managable dan menjamin ketersediaan layanan.

• Sistem yang ada harus dapat diaudit

Strategi Implementasi Partisipatif- Koordinatif dipilih dan diaplikasikan sebagai strategi yang dianggap bisa membarikan kemajuan. Inti strategi ini adalah berusaha menggalang kebersamaan dalam merumuskan dan membangun kemampuan TIK Kementerian XYZ yang diinginkan, dibawah koordinasi Komite Pengarah TIK (IT Steering Committee) KemenXYZ. Di samping strategi di atas, ada beberapa rekomendasi lainnya:

1. Menyegerakan penunjukkan Chief Information Office sesuai amanat KMK

2. Membentuk unit TIK KemenXYZ setingkat eselon I (badan).

Masalah utama yang ingin diselesaikan di sini adalah masalah data yang kurang dapat dihandalkan, tersebar, sulit pengaksesannya dan kurang akurat. Oleh karena itu, diusulkan suatu strategi dan arsitektur sistem informasi yang bisa menghasilkan informasi yang memenuhi kaidah TRUST (compleTe, Reliable, Up to date, Secure, accuraTe atau lengkap). Secara umum, masalah di atas dipecahkan dengan adanya integrated information systems dengan konsep sharing data, bukan pertukaran data. Pada gilirannya, informasi yang sesuai kaidah TRUST tersebut dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan dan pelaksanaan fungsi KemenXYZ dengan lebih baik lagi. Isu lainnya yang ingin diselesaikan adalah masalah efisiensi sumber daya (termasuk anggaran), sehingga memunculkan solusi consolidated information technology (IT) dan integrated information systems (IS). Masih terkait dengan masalah efisiensi sumber daya, kebijakan untuk menerapkan centralized IS/IT management juga bisa menjadi solusi permasalahan tersebut.